20 de Noviembre de 2017

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CONSTRUYENDO UN SABER EN TORNO A LA GESTIÓN: LAS REUNIONES DE TRABAJO Y EL CAMBIO EN LA CULTURA ORGANIZACIONAL

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INTRODUCCIÓN. En esta entrega continuamos reflexionando en torno a la comunicación y el cambio en la cultura interna de las organizaciones.

Me interesa centrar la atención en un dispositivo de la comunicación no siempre valorizado en las MIPyMES: las reuniones de trabajo

El pasaje de una administración autocrática a otra con mayores niveles de participación, obliga de alguna manera a modificar las estrategias comunicacionales. Investigaciones recientes dan cuenta de la relevancia de contar con buenos comunicadores al interior de las empresas así como la necesidad de difundir con la mayor precisión posible los cambios que se impulsan, las estrategias para alcanzarlos y las expectativas que dueños y gerentes tienen respecto del futuro de la innovación (1).

Hemos planteado en artículos anteriores que la comunicación constituye una práctica central en el ejercicio de cualquier actividad. Por eso mismo, en esta entrega, ponemos el foco en las reuniones de trabajo; un espacio vital para que las innovaciones (por) venir interpelen de manera efectiva al conjunto de los trabajadores de una organización.

LA REUNIÓN DE TRABAJO: UN ESPACIO PARA PENSAR SOBRE LOS MODOS EN QUE GESTIONAMOS A LA EMPRESA

La reunión de trabajo constituye un ámbito de comunicación propicio para transformar viejas prácticas de gestión en nuevas modalidades; trabajar en red, valorar la diversidad de puntos de vista y argumentaciones así como impulsar criterios de trabajo alternativos.

En el marco de la gestión empresaria, las reuniones de trabajo constituyen un dispositivo a reivindicar. En ellas se habilita el encuentro de diferentes actores/roles, cada uno exponiendo responsablemente su perspectiva para el mejoramiento institucional. Las reuniones de trabajo consolidan el entramado de una red de intercambios personales e institucionales tornándose un insumo fundamental para el mejoramiento permanente.

La comunicación oral es la relación básica en una reunión. Por eso mismo, constituye todo un desafío para quien lidere la realización del encuentro, argumentar con claridad los temas que conforman la agenda de trabajo del día.

Contar con competencias comunicacionales y ponerlas al servicio del trabajo colectivo no es un tema menor. No cualquiera está en condiciones de liderar una reunión de trabajo, ser asertivo en la transmisión del mensaje, infundir serenidad ante los cambios (por) venir o mantener la confianza cuando las dificultades generan zozobra al interior de la empresa. Las palabras tienen algo de mágico; abren o cierran posibilidades; potencian capacidades existentes así como clausuran la invención de lo nuevo. 

Dada la importancia que le asignamos a las reuniones de trabajo en tanto mecanismo colegiado orientado al logro de nuevos objetivos, intercambio de ideas y construcción de consensos colectivos, enumeramos a continuación una serie de rasgos que consideramos son fundamentales a la hora de planificar e implementar “encuentros sinérgicos para la acción reflexiva” (2).

_ Definir con anticipación para qué se reúne el equipo de trabajo
_ Precisar el tiempo que insumirá la reunión
_ Construir un temario específico y asignar roles a aquellos empleados que participarán durante el desarrollo del encuentro
_ Establecer con claridad en qué lugar de la empresa se reunirá el equipo de trabajo así como el horario de inicio de la actividad
_ Establecer un encuadre comunicador de la actividad
_ Finalizar la reunión de trabajo con un cierre formal
_ Consignar por escrito las conclusiones de la reunión en tanto compromiso alcanzado por el grupo
_ Transmitir con claridad al conjunto de la organización los acuerdos logrados durante la reunión de trabajo

Cualquier empresa, independientemente de su tamaño, necesita darse un tiempo para revisar la/s forma/s en que se está gestionando.

Construir prácticas reflexivas sobre la propia acción y comunicar los acuerdos alcanzados al conjunto de los integrantes de la MIPyME constituye sin dudas, un paso más que valioso en la construcción de organizaciones no sólo inteligentes sino también, humanizadas.


(1) Palomares, L (1992). La transformación del trabajo gerencial en once empresas chilenas. Pontificia Universidad Católica. Instituto de Sociología.

(2) Aludimos con este nombre a la clásica reunión de trabajo. Pero le adicionamos dos componentes que entendemos la diferencian de su histórica interpretación: sinérgicos y acción reflexiva. Ponemos énfasis en estos dos aspectos en la medida en que consideramos que la reflexión para la acción y la construcción de un compromiso emocional con los objetivos generales de la empresa pueden efectivamente sedimentar en la implementación cotidiana y progresiva de este espacio.

 

Claudia Beatriz Cao es Magíster en Gestión de Proyectos Educativos. Universidad CAECE. (2008). Título de la Tesis: “Las Reformas del Gobierno y la Gestión del Sistema Educativo: Debates Parlamentarios de la Ley Federal de Educación (1993) y de la Ley de Educación Nacional (2006)”. Calificación: Sobresaliente con Honores. Jurado: Dra. Mónica Pini; Dra. Ana Donini y Dra. María Irma Marabotto.

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