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¿Puedo hacer Gestión de RH en mi Pequeña o Media Empresa sin un RH?

“Mantener una estructura de RH interna puede no estar considerado en la planificación presupuestaria de su PYME. En tal caso cabe preguntarse cual sería el costo para su presupuesto, y para los sueños que usted tenía al iniciar su emprendimiento, de no hacer nada en relación con la gestión de Recursos Humanos”.

Desde que el equipo responsable por la primera campaña de Barack Obama la transformó en el slogan de la misma, una primera respuesta surge rápidamente para esta pregunta: ¡“Sí se puede!”. En este caso, no es diferente. Usted puede hacer, sí, gestión de Recursos Humanos en su PYME (por más P o M que sea).

No soy inocente y sé que mantener una estructura de RH interna puede no estar considerado en la planificación presupuestaria de su PYME. En tal caso cabe preguntarse, también, cual sería el costo para su presupuesto y para los sueños que usted tenía al iniciar su emprendimiento, de no hacer nada en relación con la gestión de Recursos Humanos en el mismo.

Como dije en una de las columnas anteriores, (Implantación del Área de RH en Pequeñas y Medias Empresas o… ¿Hace falta RH?) “mucha gente piensa, hoy en día, en iniciar un negocio y al hacerlo se entusiasma con diversos planes y expectativas” dado que vivimos un momento en que el emprendedorismo es cada vez más incentivado y más gente está emigrando de la condición de empleado para la de empresario, no importa si por decisión propia, si por ser empujado a ello por la situación económica, si porque usted es un joven millennial con un propósito claro y definido de contribución a la sociedad o si es como alternativa frente a la tendencia conocida como precarización del trabajo. El hecho es que la intención de convertirse en un empresario PyMEista es una tendencia que se ha instalado en la Sociedad.

No obstante, aún son muchos los desafíos de emprender en Argentina.

Los mismos van desde enfrentar la fase inicial de un emprendimiento formal (la apertura de la empresa, con toda la burocracia, impuestos, tributos y legislaciones enyesadas que hacen que se gaste mucho dinero, tiempo y energía solamente para iniciar la operación) lo que seguramente por sí solo ya genera un verdadero trastorno en la vida de cualquier emprendedor hasta el que es, ciertamente, el mayor de todos los desafíos: mantener la empresa competitiva en el mercado garantizando la satisfacción de sus clientes y los resultados sustentables de negocios. ¡En definitiva, mantener el negocio y sus sueños originales vivos!

Se que, obviamente, es importante poseer una buena estructura física, recursos financieros suficientes para mantener la operación rodando, tecnología con sistemas y controles que faciliten el día a día de la empresa. Todo eso, sin ninguna duda, está en su radar cotidianamente. No obstante (usted y yo sabemos de eso) nada substituye el papel estratégico de las personas para hacer que la misión de su empresa sea una realidad y alcance el éxito que usted imaginaba al soñarla y fundarla.

Por eso, buscar la excelencia en la Gestión de personas es tan importante en las PYMES (cualquiera que sea el ramo de negocios) ya que las mismas muchas veces acaban teniendo que competir con grandes empresas contando con un presupuesto significativamente menor que ellas.

Ahora bien, atraer, seleccionar, mantener, desarrollar y generar el compromiso de los talentos en una organización no es tarea de las más fáciles. Es necesario tener algunos conocimientos específicos más allá de aquellos relacionados a la tecnología y operación del negocio de la empresa (que usted seguramente domina y usó como base para crear su emprendimiento) y normalmente, en una empresa de gran porte es el Área de Recursos Humanos que está al frente de estas actividades.

Más allá de la cuestión del costo o de la existencia o no de un Área especifica en su emprendimiento, existen alternativas que usted puede adoptar que van desde interesarse y conocer (al final de cuentas, muchos emprendedores y empresarios PyMEistas son oriundos de grandes corporaciones o de otros emprendimientos en los cuales trabajaron) las prácticas de empresas ya consolidadas, adaptándolas a su propia realidad organizacional hasta contratar los servicios de una Consultoría de RH donde un profesional capacitado podrá apoyarlo con ideas y trabajo en el diseño, desarrollo y operacionalización de algunos procesos y actividades de Recursos Humanos para su PYMES.

Permítame, entonces, ofrecerle una lista con algunas acciones básicas que usted, que tiene una PYMES, puede adoptar en su negocio o discutir con una Consultoría de RH:

Tenga roles y funciones bien definidos en descripciones de cargos, por más simples que las mismas sean

Es un hecho que “hacer de todo” puede ser valorizado en una PYME, pero también se corre el riesgo de hacer con menor calidad y menos foco.

Para aumentar el compromiso del equipo con los resultados es importante que cada uno conozca su papel y los objetivos de las funciones que realiza. Además, teniendo este levantamiento bien hecho y de acceso a todos, es más fácil seleccionar nuevos profesionales y hasta dimensionar el equipo necesario en cada sector / actividad de la empresa.

Contrate “bien”

Ser su amigo del alma, su pariente con problemas de empleo, estar dispuesto a asumir una posición en la empresa o ser “más barato” que otros candidatos no es condición suficiente para contratar un profesional.

Al hacer una contratación cerciórese que el profesional contratado tenga el perfil de conocimientos y competencias compatibles con el cargo y que, además, tenga valores alineados a los valores y creencias de su organización. No hacerlo, por más complicado que parezca, puede acarrearle problemas de compromiso personal, ambiente grupal y, en definitiva, de productividad. Recuerde que en una PYME por definición “somos pocos y nos conocemos mucho”.

Si hay condiciones para esto, cuente con el apoyo de alguien que ya actúa en el equipo para evaluar a los candidatos, al final puede ser muy bueno contratar profesionales que tengan afinidades con aquellos que ya están en la empresa.

En procesos de selección, le recomiendo el apoyo de un profesional especializado para asesorarlo en el proceso o para capacitar a los gestores de su empresa en cómo entrevistar y evaluar a un candidato.

Promueva la integración efectiva del recién llegado

Mucha gente cree que promover la integración del recién llegado está relacionado sólo con que conozca “las reglas aquí dentro”, con eventos agradables donde “vamos a conocernos mejor sin hablar de trabajo” o hacer que el mismo sepa “quién es quién en la empresa”.

Integrar al recién llegado al equipo de forma estratégica es mucho más que promover el conocimiento mútuo y debe asegurar el conocimiento sobre el negocio y la alineación del nuevo colaborador con la cultura de la empresa y la “forma en que hacemos las cosas por aquí” cuando se toman decisiones o se resuelven dilemas.

El primer día de cualquier nuevo empleado en su empresa es el momento de la primera experiencia de este como parte de esa comunidad de trabajo, de la primera imagen que el mismo se formará de su organización… y todos sabemos bien el trabajo que da cambiar una primera imagen!

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Así, dedíquelo a la presentación del equipo y de la empresa a este nuevo miembro, a esclarecer posibles dudas que aún existan y a explicar lo que la empresa espera de él cualquiera sea el cargo o la función que este nuevo colaborador irá a ocupar. Esta es una actividad esencial en el proceso de Gestión de Personas y, por lo tanto, debe ser planificada con antecedencia. No realizarla puede dificultar, y mucho, la atracción y retención de sus talentos.

Conozca las competencias de su equipo, fórmese opinión sobre las mismas y converse con las personas individualmente sobre presente y futuro

Las competencias son medidas por la capacidad que el profesional tiene de unir sus conocimientos, habilidades y actitudes para producir un resultado, cualquiera sea el tipo de este, con su desempeño.

De esta forma, para que su empresa tenga éxito a través de las personas, es necesario identificar sus competencias y cómo cada uno puede contribuir a los objetivos de la organización tanto hoy como en el futuro cuando su Empresa crezca. Tener una opinión gerencial formada sobre las competencias presentes (el desempeño) y la capacidad futura de desarrollarlas (el potencial) puede ser su principal aporte gerencial a su propio emprendimiento.

Por último, no guarde esa opinión gerencial sólo para usted o para decirla en los “malos momentos”. Por el contrario, converse de forma frecuente y explicita con sus colaboradores sobre su desempeño y su potencial de forma individual, ofrézcales diálogos significativos sobre un asunto que mucho les interesa: su situación actual y su futuro en la Empresa.

Promueva la capacitación y el desarrollo del equipo

Usted, como muchos, puede pensar que capacitar y desarrollar a su equipo implica necesariamente en costos elevados. Más allá de reflexionar sobre el costo de no capacitarlo o desarrollarlo, aquel pensamiento no tiene porque ser necesariamente verdad.

Muchas veces, es posible realizar estas acciones internamente aprovechando su propia experiencia o las capacidades del personal que ya forma parte de la empresa, aunque esto no excluye la importancia de las capacitaciones externas incluyendo aquellas gratis o subsidiadas ofrecidas por instituciones de apoyo oficiales o privadas a las PYMES.

Practique y estimule una cultura de comunicación abierta

En una empresa donde la comunicación abierta está presente, las personas se sienten seguras para dar y recibir feedback, ofrecer sugerencias de mejora en los procesos o, de una u otra manera, contribuir de forma activa al crecimiento de la empresa.

Esto, por supuesto, incluye su atención especial a los profesionales de su empresa que ejercen una función (no importa el nombre del cargo) que incluye responsabilidad de gestión sobre el desempeño de los colaboradores individuales.

Recuerde siempre que sentirse parte de la organización y convivir con la sensación de poder ser escuchado es la mejor herramienta de compromiso individual y de retención de talentos que usted tiene a mano.

Ofrezca beneficios y ambiente atractivos

Difícilmente su empresa será capaz de pagar los mejores salarios de su mercado. Mismo que pudiese, esa es la solución más cara y menos efectiva. Quien viene o se queda sólo por salario, fácilmente se va, también, sólo por salario.

Sepa que es posible compensar diferencias salariales (con relación al mercado o a la función), ofreciendo beneficios y condiciones de trabajo que no siempre implican en grandes costos para la empresa como, por ejemplo, horario flexible, oportunidad de capacitación, días para actividades relacionadas a los estudios, participación en el proceso decisorio adecuado, convenios, premios por productividad, acciones de reconocimiento, agradecimiento personal cuando merecido, etc.

Le sugiero hacer un estudio interno sobre lo que sus colaboradores entienden que puede ser un beneficio valioso para ellos. Así usted podrá tomar decisiones cada vez más acertadas.

Por ultimo, y no menos importante, piense en los beneficios como una inversión en el ambiente organizacional y no como un simple costo económico.

Realice las reuniones necesarias y hágalo de forma efectiva y previamente planificada

En general, cuando el equipo es pequeño, existe la sensación de que todo el mundo “está viendo lo que está pasando” y que “las necesidades de cambio son obvias”. Esto no siempre es verdad.

Las reuniones de comunicación de resultados, de alineación de expectativas o definición de estrategias o, “simplemente” para escuchar a los empleados son fundamentales para el buen desarrollo de los negocios y para generar un ambiente de compromiso en el equipo.

Siendo así, es importante realizar las reuniones estableciendo y siguiendo una agenda, bien como informar la misma previamente a los participantes para que los mismos puedan llevar sus contribuciones preparadas. Sólo así usted podrá esperar y pedir una participación efectiva de los presentes. Mantenga los asuntos dentro de lo pautado para que la reunión tenga foco y preste atención para na caer en la trampa de “aprovechando que estamos reunidos, vamos a tratar también de….” ya que los asuntos, en general, son más que el tiempo disponible de los presentes, ahí incluido el suyo proprio.

Si la cultura de la empresa tiene (o quiere tener) aspectos tales como agilidad, productividad o respeto por los otros, cumplir y hacer cumplir los horarios de inicio y finalización de las reuniones es una de las formas más fáciles, visibles y poderosas de darle vida a la cultura.

Tenga presente y visible el clima laboral de su empresa

Haga periódicamente una Encuesta de Clima Laboral. Si bien esta es una herramienta muy utilizada por grandes empresas, la misma también tiene efectividad probada en las PYMES. A través de la Encuesta de Clima Laboral usted podrá ver su propia empresa con los ojos de los empleados e identificar las oportunidades de mejora que marcarán toda la diferencia en la atracción y retención de talentos. Por tratarse de un proceso que demanda imparcialidad, es recomendable contar con el apoyo de un profesional externo tanto en la operacionalización de la misma cuanto en la interpretación de los resultados.

Ahora bien, usted puede pensar que este asunto es superfluo para una empresa como la suya. Déjeme contarle, entonces, el lado duro del asunto. Cada vez más los bancos están solicitando y usando los datos de las Encuestas de Clima Laboral como uno de los componentes para establecer el costo financiero de los prestamos de corto plazo (working capital) bajo la premisa que el clima laboral influye en la capacidad de repago de las empresas. O sea, si no es por “el ambiente” preocúpese y monitoree el Clima Laboral de su empresa por el spread bancario.

Prepare a los líderes (formales e informales) de su empresa

Líderes bien preparados y alineados a la misión de la empresa son esenciales para el desarrollo de su negocio.

Identifique a los líderes, invierta en capacitarlos y a continuación ofrézcales algún nivel de autonomía para decidir sobre sus áreas o procesos. Así, usted no sólo tendrá empleados en su empresa sino socios en la jornada de crecimiento rumbo al éxito.

Sea el ejemplo de todo lo que dice… o admita que no lo es, pero está intentándolo

Todo equipo es reflejo de su líder y no se olvide nunca que en su empresa ese es usted. Por eso sea ejemplo.

No sirve para nada, simplemente, permitir o dejar que sucedan “cosas buenas para la gente” hechas por alguien más. Participar, involucrarse, comprometerse, actuar públicamente de forma coherente entre su discurso y sus practicas cotidianas, ser el primero en adherir a las acciones de Gestión de Personas en su empresa son comportamientos que lo harán tornarse una referencia para su equipo.

“Si usted ha tenido éxito, también tuvo suerte entre todo lo que sucedió para llegar a ese éxito”, repite frecuentemente Barack Obama en sus discursos.

Querido empresario PyMEista, para finalizar esta columna me permito ofrecerle, entonces, una ultima sugerencia de acción de Gestión de RH: para llegar al éxito tan esperado, practique constante y disciplinadamente las acciones anteriores y, entonces sí, espere contar también con el factor suerte que menciona Obama. ¡No lo transforme en su principal factor de expectativa de éxito!

¡Hasta la próxima!

 

Rolando Pelliccia es socio de Blend Consulting

Graduado en Relaciones Públicas en la Universidad Argentina de la Empresa (UADE). Es especializado en Comunicaciones Internas e Imagen de la Empresa por la Confederación Ibero-Americana de Relaciones Públicas (CIRP), Barcelona, y en Marketing de Servicios por la ESPM, Sao Paulo.

Consultor con más de 30 años de experiencia en aprendizaje organizacional y desarrollo personal como palancas del negocio para profesionales y empresas conscientes.

Desarrolla y conduce procesos de Clarificación Estratégica, Identidad Cultural, Assestment y Coaching Ejecutivo así como también Programas de Gestión de Personas y Equipos, Eficacia en el Trabajo en Equipo y Construcción de Acuerdos comerciales y gerenciales.

Sus trabajados más recientes incluyen organizaciones tales como: Arteris, Banco ABC, Banco GMFinancial, Carrefour, CSN, DSM, GE, Gruo ArcelorMittal, Grupo Ecorodovias, IMS–Internet Media Services, Sanofi, Nike, The Body Shop, Trouw Nutrition y TV Globo, tanto en Brasil como en América Latina.

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